Dokumenty z Turcji: apostille, tłumaczenie przysięgłe i jak sprawdzić tłumacza

Gdy polski urząd ma przyjąć dokument z Turcji, pojawiają się dwa pytania: czy dokument jest urzędowy i czy ma tłumaczenie na polski, które urząd uzna. Między Turcją a Polską odpowiedzią na pierwsze jest apostille. W sprawach pobytowych odpowiedzią na drugie jest tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Ten poradnik wyjaśnia, kto wydaje jedno i drugie, jak samodzielnie sprawdzić tłumacza przysięgłego i co przygotować przed wyjazdem.

Czym jest apostille

Apostille to standardowe poświadczenie, które państwo wydające dokument umieszcza na dokumencie urzędowym. Potwierdza trzy rzeczy: autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca, oraz tożsamość pieczęci lub stempla. Tam, gdzie obowiązuje konwencja, apostille jest jedyną formalnością, jakiej można w tym celu wymagać (art. 3 i 4 konwencji).

Polska i Turcja są stronami Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze 5 października 1961 r. Według tabeli stron prowadzonej przez HCCH konwencja weszła w życie w stosunku do Turcji 29 września 1985 r., a w stosunku do Polski 14 sierpnia 2005 r. Między tymi państwami apostille zastępuje legalizację w ambasadzie lub konsulacie, co potwierdzają też polskie placówki w Turcji.

Apostille wydaje się na wniosek osoby, która podpisała dokument, albo każdego jego posiadacza (art. 5). Apostille elektroniczne (e-Apostille) jest tak samo ważne jak papierowe (sekcja HCCH o apostille).

Zasada praktyczna: dokument turecki otrzymuje apostille w Turcji, a dokument polski w polskim Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ), które wydaje apostille wyłącznie na dokumentach polskich.

Apostille w Turcji

Organy właściwe w Turcji, zgłoszone do HCCH:

• Dokumenty administracyjne: urząd gubernatora prowincji (valilik) lub urząd naczelnika dystryktu (kaymakamlık).
• Dokumenty sądowe: Komisja Sądowa (Adalet Komisyonu Başkanlığı) w ośrodku, w którym działa sąd karny dla poważnych przestępstw (ağır ceza merkezi).

e-Apostil. Według portalu konsularnego tureckiego MSZ e-Apostil działa od 1 stycznia 2019 r. Na początku obejmował elektroniczne zaświadczenia o niekaralności (adli sicil kaydı) i orzeczenia sądowe (mahkeme kararları) wydawane przez turecki resort sprawiedliwości (Ministerstwo Sprawiedliwości Turcji), a od czerwca 2021 r. obejmuje także elektroniczny odpis z rejestru ludności (nüfus kayıt örneği). Dla dokumentów objętych systemem — w tym zaświadczenia o niekaralności — wniosek składa się online, logując się przez e-Devlet: w usłudze e-Apostil na turkiye.gov.tr lub na eapostil.gov.tr. Zakres może się zmieniać, więc sprawdź na portalu, czy obejmuje Twój dokument. Apostille sprawdzisz w usłudze Apostil Belge Doğrulama, prowadzonej w e-Devlet przez tureckie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych.

Odpisy wielojęzyczne. Turcja i Polska są stronami konwencji CIEC o wydawaniu wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 września 1976 r. Według tego samego komunikatu tureckiego MSZ odpis wielojęzyczny przedstawiany w innym państwie będącym stroną nie wymaga apostille ani e-Apostil. Dotyczy to wyłącznie apostille. Zapytaj polski urząd, który ma przyjąć odpis, czy mimo to wymaga tłumaczenia przysięgłego — nie udało nam się tego potwierdzić na oficjalnej polskiej stronie.

Apostille na polskich dokumentach

Jeśli turecki urząd wymaga polskiego dokumentu z apostille, wydaje je polskie MSZ, a nie ambasada Turcji. Strona MSZ o apostille opisuje dwie drogi:

• Osobiście lub przez inną osobę: wyłącznie po umówieniu wizyty w e-Konsulacie, w Referacie ds. Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych, ul. Krucza 38/42, 00-512 Warszawa. Osoba, której nie wskazano we wniosku, musi mieć podpisane pisemne upoważnienie.
• Pocztą, z Polski lub z zagranicy: Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, al. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Dołącz oryginał dokumentu, formularz wniosku i pozostałe elementy wymienione na stronie.

Nie wysyłaj niczego na adres ul. Krucza 38/42. MSZ zaznacza, że nie jest to adres do korespondencji.

Apostille można umieścić na tłumaczeniu przysięgłym. Nie można go umieścić na kserokopii dokumentu ani na kserokopii tłumaczenia przysięgłego, ani na wydruku z ePUAP. Niektóre dokumenty wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia: dokumenty notarialne przez właściwy sąd okręgowy, dokumenty sądowe przez prezesa właściwego sądu okręgowego, a dokumenty handlowe przez Krajową Izbę Gospodarczą lub izbę regionalną. Apostille na dyplomach ukończenia studiów wydaje NAWA, a nie MSZ.

Tłumaczenie przysięgłe na język polski

Kiedy urząd go wymaga. W postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy o cudzoziemcach wnioski składa się po polsku (art. 8 ust. 1), a dokumenty w języku obcym, które służą za dowód, składa się wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego (ustawa o cudzoziemcach, art. 8 ust. 2). W sprawach z zakresu stanu cywilnego Prawo o aktach stanu cywilnego (art. 31) uznaje tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości, przez tłumacza przysięgłego uprawnionego w państwie UE lub EOG albo przez konsula. Inne urzędy mogą mieć własne zasady, więc zapytaj urząd, który prowadzi Twoją sprawę.

Kto jest tłumaczem przysięgłym. Tłumacz przysięgły uzyskuje prawo wykonywania zawodu dopiero po złożeniu ślubowania i wpisie na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości (najczęściej zadawane pytania Ministerstwa Sprawiedliwości). Tłumacz przysięgły może działać w całej Polsce, więc miasto, w którym pracuje, nie ma znaczenia.

Co musi zawierać tłumaczenie przysięgłe. Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego:

• pieczęć na tłumaczeniu papierowym (art. 18 ust. 1): w otoku imię i nazwisko tłumacza, w środku język oraz pozycja na liście tłumaczy przysięgłych;
• numer repertorium (art. 18 ust. 2): tłumacz wpisuje każdą czynność do repertorium (art. 17), a numer tego wpisu podaje na tłumaczeniu;
• informację, czy tłumaczenie sporządzono z oryginału, czy z tłumaczenia lub kopii, a także czy to tłumaczenie lub kopia były poświadczone i przez kogo (art. 18 ust. 2);
• przy tłumaczeniu w postaci elektronicznej poświadczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza (art. 18 ust. 1a).

Tłumacz przysięgły może też sporządzać i poświadczać odpisy dokumentów w języku obcym (art. 13).

Jak znaleźć i sprawdzić tłumacza przysięgłego języka tureckiego

Ministerstwo Sprawiedliwości publikuje oficjalną listę tłumaczy przysięgłych z wyszukiwarką. Jeśli ten adres się zmieni, do aktualnej wyszukiwarki prowadzi strona Ministerstwa Sprawiedliwości o tłumaczach przysięgłych.

Aby znaleźć tłumaczy języka tureckiego, otwórz wyszukiwarkę, w polu Język wybierz turecki, w razie potrzeby dodaj Miasto lub Województwo i kliknij Szukaj. Wyniki pokazują języki tłumacza, województwo, numer wpisu (Numer) i adres do korespondencji.

Jak sprawdzić tłumacza albo tłumaczenie, które już masz:

1. Otwórz wyszukiwarkę na liście.
2. Wpisz nazwisko w polu Nazwisko albo numer z pieczęci w polu Numer. Numery wpisów na liście mają postać TP/…/NN.
3. Sprawdź, czy imię i nazwisko, język (turecki) i numer z listy zgadzają się z pieczęcią: imię i nazwisko w otoku, język i numer w środku.
4. Sprawdź, czy tłumaczenie podaje numer repertorium i informację, czy sporządzono je z oryginału, czy z kopii. Tłumaczenie elektroniczne jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
5. Jeśli nie znajdziesz tej osoby ani numeru, nie opieraj się na tym tłumaczeniu. Lista nie obejmuje osób zawieszonych w wykonywaniu czynności tłumacza przysięgłego. Zanim złożysz dokument, zapytaj urząd, który ma go przyjąć.

Sprawdzaj listę wtedy, gdy korzystasz z tłumaczenia, a nie na podstawie starego wydruku. TURKPOL nie poleca, nie ocenia i nie wskazuje z nazwiska żadnych tłumaczy: jedynym wiarygodnym sposobem sprawdzenia jest oficjalna lista.

Tłumaczenia sporządzone w Turcji lub do użytku w Turcji

Sporządzone w Turcji, do użytku w Polsce. Polski konsul w Turcji sporządza i poświadcza tłumaczenia z języka polskiego na turecki i z tureckiego na polski, a także sprawdza i poświadcza tłumaczenia wykonane przez inne osoby. Zgodnie z Prawem konsularnym (art. 31) czynności te mają taką samą moc prawną jak czynności tłumacza przysięgłego w Polsce. Polskie placówki konsularne w Turcji wymienia strona polskich placówek w Turcji. W sprawach stanu cywilnego Prawo o aktach stanu cywilnego (art. 31 ust. 2) uznaje też tłumaczenie wykonane w Turcji przez tamtejszego tłumacza i poświadczone przez polskiego konsula.

Sporządzone w Polsce, do użytku w Turcji. MSZ może opatrzyć apostille polskie tłumaczenie przysięgłe, ale nie jego kserokopię.

Nie udało nam się potwierdzić w oficjalnych źródłach, czy polskie urzędy przyjmują tłumaczenie poświadczone przez notariusza w Turcji, czy tureckie urzędy wymagają dla polskiego dokumentu czegoś więcej niż apostille MSZ oraz czy polski urząd potrzebuje tłumaczenia wielojęzycznego odpisu aktu stanu cywilnego, dlatego zanim za cokolwiek zapłacisz, zapytaj urząd, który ma przyjąć dokument.

Przed wyjazdem

Jeśli jedziesz do Turcji i przywieziesz dokumenty dla polskiego urzędu:

• Najpierw zapytaj polski urząd, jakich dokumentów potrzebuje i czy wymaga apostille.
• Zdobądź oryginał dokumentu albo oficjalny dokument elektroniczny z e-Devlet.
• Uzyskaj apostille w Turcji: w valilik lub kaymakamlık, w Adalet Komisyonu Başkanlığı albo przez e-Apostil, jeśli Twój dokument jest nim objęty. Polskie MSZ nie wyda apostille na dokument turecki.
• Zaplanuj tłumaczenie na polski: u tłumacza przysięgłego z listy Ministra Sprawiedliwości albo tłumaczenie sporządzone lub poświadczone przez polskiego konsula w Turcji.
• Zachowaj oryginały. W postępowaniu administracyjnym możesz przynieść oryginał razem z kopią, a upoważniony pracownik urzędu poświadczy kopię na Twój wniosek (Kodeks postępowania administracyjnego, art. 76a § 2b). Wystarczy też odpis poświadczony przez notariusza albo przez Twojego pełnomocnika w sprawie, jeśli jest adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym (§ 2). Urząd może jednak zażądać oryginału (§ 4).
• Dokumenty tureckie, które można uzyskać w ambasadzie w Warszawie lub online w e-Devlet, na przykład odpis z rejestru ludności albo zaświadczenie o niekaralności, opisuje nasz poradnik o usługach konsularnych dla obywateli Turcji w Polsce.

TURKPOL może wyjaśnić te kroki i pomóc znaleźć właściwy urząd oraz oficjalną listę tłumaczy. Nie polecamy tłumaczy, nie poświadczamy dokumentów i nie działamy w imieniu żadnego urzędu.

Zadaj nam pytanie