Türkiye'den belgeler: apostil, yeminli tercüme ve tercüman kontrolü

Türkiye'den getirdiğiniz bir belgeyi Polonya'da bir kuruma verdiğinizde iki soru çıkar: belge resmî mi ve kurumun kabul edeceği bir Lehçe tercümesi var mı? Türkiye ile Polonya arasında ilk sorunun cevabı apostildir. Oturma izni işlemlerinde ikinci sorunun cevabı ise yeminli tercümanın (tłumacz przysięgły) yaptığı Lehçe tercümedir. Bu rehber, bunları kimin verdiğini, yeminli tercümanı kendiniz nasıl kontrol edeceğinizi ve yola çıkmadan önce neleri hazırlamanız gerektiğini anlatıyor.

Apostil nedir

Apostil, belgeyi düzenleyen ülkenin resmî bir belgeye eklediği standart bir onay şerhidir. Üç şeyi doğrular: imzanın gerçek olduğunu, imzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini ve belgedeki mühür veya damganın aidiyetini. Sözleşmenin uygulandığı durumlarda bu amaçla istenebilecek tek işlem apostildir (Sözleşme metni, madde 3 ve 4).

Polonya ve Türkiye, 5 Ekim 1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi'nin (Lahey Apostil Sözleşmesi) tarafıdır. HCCH taraf devletler tablosuna göre Sözleşme Türkiye için 29 Eylül 1985'te, Polonya için 14 Ağustos 2005'te yürürlüğe girmiştir. İki ülke arasında apostil, büyükelçilik veya konsoloslukta yapılan tasdikin (legalizasyon) yerini alır; Polonya'nın Türkiye'deki temsilcilikleri de bunu belirtir.

Apostil, belgeyi imzalayan kişinin ya da belgeyi elinde bulunduran herhangi birinin talebiyle verilir (madde 5). Elektronik ortamda verilen e-Apostil, kâğıt apostil kadar geçerlidir (HCCH Apostil Bölümü).

Pratik kural: Türk belgesinin apostili Türkiye'de, Polonya belgesinin apostili ise Polonya Dışişleri Bakanlığında (MSZ) yapılır. MSZ yalnızca Polonya belgelerine apostil verir.

Türkiye'de apostil

Türkiye'nin HCCH'ye bildirdiği yetkili makamlar:

• İdari belgeler: valilik veya kaymakamlık.
• Adli belgeler: ağır ceza merkezlerindeki Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları.

e-Apostil. Dışişleri Bakanlığı konsolosluk portalındaki duyuruya göre e-Apostil uygulaması 1 Ocak 2019'dan beri yürürlüktedir. Uygulama Adalet Bakanlığının elektronik adli sicil kaydı belgeleri ve mahkeme kararlarıyla başlamış (Adalet Bakanlığı), Haziran 2021'den itibaren elektronik nüfus kayıt örneğini de kapsamıştır. Kapsamdaki belgeler — adli sicil kaydı bunlardan biridir — için başvuru, e-Devlet ile giriş yapılarak turkiye.gov.tr'deki e-Apostil başvurusu veya eapostil.gov.tr üzerinden yapılır. Kapsam değişebilir; belgenizin kapsamda olup olmadığını portaldan kontrol edin. Apostilleri, İçişleri Bakanlığının e-Devlet'teki Apostil Belge Doğrulama hizmetiyle doğrulayabilirsiniz.

Çok dilli (formüllü) doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri. Türkiye ve Polonya, 8 Eylül 1976'da Viyana'da imzalanan ve nüfus kayıtlarından çok dilli örnek verilmesini düzenleyen CIEC Sözleşmesi'nin tarafıdır. Dışişleri Bakanlığının aynı duyurusuna göre bu ülkelere sunulan çok dilli örnekler için ayrıca apostil veya e-Apostil gerekmez. Bu, yalnızca çok dilli formüle göre düzenlenmiş örnekler için geçerlidir; olağan (vukuatlı) nüfus kayıt örneği bunun dışındadır. Polonya'daki kurumun bu örnek için ayrıca Lehçe tercüme isteyip istemediğini önceden sorun.

Polonya belgelerine apostil

Bir Türk kurumu apostilli bir Polonya belgesi isterse apostili Türk Büyükelçiliği değil, Polonya Dışişleri Bakanlığı (MSZ) verir. MSZ'nin apostil sayfası iki yol tarif eder:

• Şahsen veya bir başkası aracılığıyla: yalnızca e-Konsulat üzerinden alınmış randevuyla; adres: Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ul. Krucza 38/42, 00-512 Warszawa. Başvuruda adı geçmeyen bir kişi, imzalı yazılı yetki belgesi getirmelidir.
• Posta yoluyla (Polonya'dan veya yurt dışından): Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, al. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Belgenin aslını, başvuru formunu ve sayfada sayılan diğer evrakı ekleyin.

Krucza 38/42 adresine hiçbir şey postalamayın. MSZ bu adresin posta adresi olmadığını belirtir.

Yeminli tercümeye apostil konabilir. Belgenin ya da yeminli tercümenin fotokopisine ve ePUAP çıktısına apostil konamaz. Bazı belgelerin MSZ'den önce başka bir makamca onaylanması gerekir: noter belgeleri yetkili sąd okręgowy (ilk derece mahkemesi sąd rejonowy'nin üstündeki mahkeme) tarafından, mahkeme belgeleri aynı mahkemenin başkanı tarafından, ticari belgeler ise Polonya Ulusal Ticaret Odası (KIG) veya bölgesel bir ticaret odasınca. Üniversite diplomalarına apostili MSZ değil NAWA verir.

Lehçeye yeminli tercüme

Ne zaman istenir? Polonya Yabancılar Kanunu kapsamındaki işlemlerde başvurular Lehçe yapılır (madde 8, fıkra 1); delil olarak sunulan yabancı dildeki belgeler, yeminli tercüman tarafından yapılmış Lehçe tercümeleriyle birlikte verilir (Yabancılar Kanunu, madde 8, fıkra 2). Polonya'daki nüfus müdürlüğünde yürütülen medeni hal işlemlerinde Medeni Hal Kayıtları Kanunu (madde 31), Polonya Adalet Bakanının listesindeki bir yeminli tercümanın, AB veya AEA ülkesinde yetkili bir yeminli tercümanın ya da konsolosun yaptığı tercümeyi kabul eder. Diğer kurumların kendi kuralları olabilir; işleminizi yürüten kuruma sorun.

Yeminli tercüman kimdir? Polonya'da yeminli tercüman (tłumacz przysięgły), mesleğini ancak yemin ettikten ve Polonya Adalet Bakanının tuttuğu listeye kaydedildikten sonra icra edebilir (Adalet Bakanlığı sıkça sorulan sorular). Bu, Türkiye'deki noter yeminli tercümanlıktan ayrı bir statüdür: Türkiye'de noterde yemin etmiş bir tercüman, Polonya Adalet Bakanlığının listesinde kayıtlı değilse Polonya bakımından yeminli tercüman sayılmaz. Yeminli tercüman Polonya'nın her yerinde çalışabilir; bu yüzden tercümanın hangi şehirde olduğu önemli değildir.

Yeminli tercümede neler bulunmalı? Yeminli Tercümanlık Mesleği Kanunu uyarınca:

• kâğıt tercümede mühür (madde 18, fıkra 1): mührün kenarında tercümanın adı ve soyadı, ortasında dil ve tercümanın listedeki sıra numarası;
• repertuvar numarası (madde 18, fıkra 2): tercüman her işlemini repertuvar denen kayıt defterine işler (madde 17) ve bu kaydın numarasını tercümeye yazar;
• tercümenin belgenin aslından mı, yoksa bir tercümeden veya kopyadan mı yapıldığı; ayrıca o tercüme veya kopyanın onaylı olup olmadığı ve kimin onayladığı (madde 18, fıkra 2);
• elektronik tercümede tercümanın nitelikli elektronik imzasıyla onay (madde 18, fıkra 1a).

Yeminli tercüman, yabancı dildeki belgelerin onaylı suretlerini de çıkarabilir ve onaylayabilir (madde 13).

Türkçe–Lehçe yeminli tercüman bulma ve kontrol etme

Polonya Adalet Bakanlığı resmî yeminli tercümanlar listesini (Lista tłumaczy przysięgłych) arama sayfasıyla birlikte yayımlar. Bu adres değişirse güncel aramaya Adalet Bakanlığının yeminli tercümanlar sayfasından ulaşabilirsiniz.

Türkçe tercümanları bulmak için arama sayfasını açın, Język (dil) alanında turecki seçin, isterseniz Miasto (şehir) veya Województwo (voyvodalık) ekleyin ve Szukaj (ara) düğmesine basın. Sonuçlarda tercümanın dilleri, voyvodalığı, kayıt numarası (Numer) ve yazışma adresi görünür.

Bir tercümanı veya elinizdeki bir tercümeyi kontrol etmek için:

1. Listenin arama sayfasını açın.
2. Soyadını Nazwisko alanına ya da mühürdeki numarayı Numer alanına yazın. Listedeki kayıt numaraları TP/…/NN biçimindedir.
3. Listedeki ad soyad, dil (turecki) ve numaranın mühürle aynı olduğunu kontrol edin: ad soyad mührün kenarında, dil ve numara ortasında yer alır.
4. Tercümede repertuvar numarasının ve tercümenin asıldan mı kopyadan mı yapıldığının yazılı olduğunu kontrol edin. Elektronik tercümede nitelikli elektronik imza bulunur.
5. Kişiyi veya numarayı bulamazsanız o tercümeye güvenmeyin. Liste, yeminli tercümanlık faaliyeti askıya alınmış kişileri göstermez. Belgeyi vermeden önce onu alacak kuruma danışın.

Listeyi eski bir çıktıya bakarak değil, tercümeyi kullanacağınız sırada kontrol edin. TURKPOL hiçbir tercümanı tavsiye etmez, sıralamaz veya isim vermez; tek güvenilir kontrol yolu resmî listedir.

Türkiye'de yapılan veya Türkiye'de kullanılacak tercümeler

Türkiye'de yapılıp Polonya'da kullanılacak tercümeler. Türkiye'deki Polonya konsolosu Lehçe ile Türkçe arasında tercüme yapar ve onaylar; başkalarının yaptığı tercümeleri de kontrol edip onaylar. Polonya Konsolosluk Kanunu (madde 31) uyarınca bu işlemler, Polonya'daki bir yeminli tercümanın işlemleriyle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Polonya'nın Türkiye'deki konsolosluk temsilcilikleri Polonya temsilcilikleri sayfasında listelenir. Medeni hal işlemlerinde Medeni Hal Kayıtları Kanunu (madde 31, fıkra 2), Türkiye'de oradaki bir tercümanın yapıp Polonya konsolosunun onayladığı tercümeyi de kabul eder.

Polonya'da yapılıp Türkiye'de kullanılacak tercümeler. MSZ, Polonya'da yapılmış bir yeminli tercümeye apostil koyabilir; ancak onun fotokopisine koymaz.

Türkiye'de noter onaylı bir tercümenin Polonya kurumlarınca kabul edilip edilmediğini, Türk kurumlarının bir Polonya belgesi için MSZ apostili dışında bir şey isteyip istemediğini ve Polonya'daki bir kurumun çok dilli nüfus kayıt örneği için tercüme isteyip istemediğini resmî kaynaklardan doğrulayamadık; bu yüzden herhangi bir ödeme yapmadan önce belgeyi alacak kuruma sorun.

Yola çıkmadan önce

Türkiye'ye gidip Polonya'daki bir kurum için belge getirecekseniz:

• Önce Polonya'daki kuruma hangi belgelere ihtiyaç duyduğunu ve apostil isteyip istemediğini sorun.
• Belgenin aslını ya da e-Devlet'ten resmî elektronik belgeyi alın.
• Apostili Türkiye'de yaptırın: valilik veya kaymakamlıkta, Adalet Komisyonu Başkanlığında ya da belgeniz kapsamdaysa e-Apostil ile. Polonya Dışişleri Bakanlığı Türk belgesine apostil veremez.
• Lehçe tercümeyi planlayın: Adalet Bakanlığı listesindeki bir yeminli tercüman ya da Türkiye'deki Polonya konsolosunun yaptığı veya onayladığı tercüme.
• Asıl belgelerinizi saklayın. Polonya'daki idari işlemlerde belgenin aslını bir kopyasıyla birlikte götürebilirsiniz; kurumun yetkili görevlisi talebiniz üzerine kopyayı onaylar (Polonya İdari Usul Kanunu, madde 76a § 2b). Noterin ya da dosyada sizi temsil eden avukatın (adwokat, radca prawny), patent vekilinin veya vergi danışmanının onayladığı suret de kabul edilir (§ 2). Kurum yine de belgenin aslını isteyebilir (§ 4).
• Varşova Büyükelçiliği veya e-Devlet üzerinden alınabilen nüfus kayıt örneği, adli sicil kaydı gibi belgeler için Polonya'daki Türk vatandaşları için konsolosluk hizmetleri rehberimize bakın.

TURKPOL bu adımları anlatabilir, doğru kurumu ve resmî tercüman listesini bulmanıza yardımcı olabilir. Tercüman tavsiye etmeyiz, belge onaylamayız ve hiçbir kurum adına işlem yapamayız.

Bize soru sorun